Cytundeb rhannu data ysgolion Hwb

Mae cytundeb rhannu data yn ddogfen ffurfiol sy’n nodi’r telerau ar gyfer sefyllfa lle mae un sefydliad yn rhannu data personol neu ddata arall gyda sefydliad arall. Mae’n esbonio:

• pam y caiff data ei rannu

• sut y caiff ei ddefnyddio

• beth yw cyfrifoldeb pob sefydliad sy’n rhan o’r cytundeb

Mae Porth Rheoli Defnyddwyr Hwb yn cynnwys ardal bwrpasol ar gyfer rheoli cytundebau rhannu data. Gall ysgolion ac awdurdodau lleol:

• ddewis rheolwyr data

• gweld cytundebau a chytuno iddynt

• gwirio pwy sydd wedi llofnodi cytundebau

• cael mynediad at hanes cytundebau ac adroddiadau

Mae’r cytundeb yn nodi’r cyfrifoldebau ar gyfer prosesu data personol fel y gall staff a dysgwyr gael mynediad at wasanaethau Hwb.

Gall gwahanol gytundebau fod yn berthnasol yn dibynnu ar y gwasanaethau sy’n cael eu defnyddio. Efallai y gofynnir i ysgolion ac awdurdodau lleol adolygu cytundebau ychwanegol a chytuno iddynt lle bo angen.

Pwy all gytuno i gytundeb rhannu data

Mae Cytundeb Rhannu Data Hwb yn ddogfen gyfreithiol. Mae’n rhaid i bennaeth ysgol, neu aelod o’r uwch dîm arwain sy’n gweithredu ar eu rhan, ymrwymo iddo.

Mae ysgolion ac awdurdodau lleol yn gyfrifol am sicrhau bod unigolion sydd wedi’u hawdurdodi’n briodol yn adolygu ac yn cytuno i gytundebau rhannu data ar ran eu sefydliad.

Diweddariadau i’r cytundeb

Gellir diweddaru cytundebau rhannu data i adlewyrchu newidiadau i wasanaethau, prosesau neu ofynion cyfreithiol. Pan fydd hyn yn digwydd, efallai y bydd angen i sefydliadau adolygu a chytuno ar y fersiwn diweddaraf cyn parhau i ddefnyddio’r gwasanaeth perthnasol.

Hanes y cytundeb

Cedwir cofnod o gytundebau a dderbynnir. Mae hyn yn cynnig hanes o gytundebau ac unrhyw ddiweddariadau y cytunwyd arnynt.

Mae canllawiau ar gytundebau rhannu data ar gael i ysgolion ac awdurdodau lleol.

Os oes angen cymorth pellach arnoch chi, cysylltwch â Desg Gwasanaeth Hwb.