Canllawiau i ddefnyddwyr: cytundeb rhannu data Hwb

Mae cytundeb rhannu data (DSA) yn ddogfen ffurfiol sy’n nodi’r telerau ar gyfer sefyllfa lle mae un sefydliad yn rhannu data personol neu ddata arall gyda sefydliad arall. Fel arfer mae'n cwmpasu:

• pa ddata sy'n cael ei rannu

• y sail gyfreithiol dros ei rannu

• sut y caiff ei ddefnyddio

• gofynion diogelwch a chadw

• cyfrifoldebau pob parti

Mae Porth Rheoli Defnyddwyr Hwb (UMP) yn cynnwys ardal bwrpasol ar gyfer rheoli cytundebau rhannu data. Mae'r ardal hon hefyd yn caniatáu i ysgolion ac awdurdodau lleol:

• ddewis rheolwyr data

• gweld a chytuno â chytundebau rhannu data

• cael mynediad at hanes cytundebau ac adroddiadau

Gellir darparu DSA i awdurdod lleol ac i ysgol. Gall geiriad ac ystyr y cytundeb amrywio yn dibynnu ar y sefydliad a'r gwasanaethau sy'n cael eu defnyddio.

Rhaid i bob awdurdod lleol ac ysgol gytuno i'w DSA ei hunain trwy reolwr data awdurdodedig.

Gall sefydliadau fod â mwy nag un math o DSA. Mae hyn yn dibynnu ar y cynhyrchion sy'n cael eu defnyddio a'u cyflenwi. Er enghraifft, DSA ar gyfer gwasanaethau Hwb, a DSA ar wahân ar gyfer defnyddio Google Workspace.

Mae'r UMP yn cynnwys 4 rôl rheolwr data sy'n cymeradwyo ac yn rheoli cytundebau rhannu data.

Ar lefel awdurdod lleol

• Prif Reolwr Data Awdurdod Lleol

• Rheolwr Data Awdurdod Lleol

Ar lefel ysgol

• Prif Reolwr Data’r Ysgol

• Rheolwr Data’r Ysgol

Deall pob rôl

Y prif reolwr data

• Yn gallu cytuno i bob DSA ar gyfer y sefydliad hwnnw a’u gweinyddu.

• Yn gallu dyrchafu aelodau o staff gyda'r cod SWAC perthnasol i rôl rheolwr data.

• Ar lefel Awdurdod Lleol, gall y rôl hon ddyrchafu staff yn rheolwyr data ar lefel ysgol.

• Yn gallu israddio rheolwyr data er mwyn dileu eu mynediad at y cytundebau rhannu data (DSAs).

Rheolwyr data

• Yn gallu cytuno i bob DSA ar gyfer y sefydliad hwnnw a’u gweinyddu.

• Ar lefel Awdurdod Lleol, gall y rôl hon ddyrchafu staff i fod yn rheolwyr data ar lefel ysgol.

Rheolau dyrchafu rheolwyr data

Gall defnyddwyr gael eu dyrchafu i rôl rheolwr data neu brif reolwr data yn y sefyllfaoedd canlynol.

• Dim ond Gweinyddwr Llywodraeth Cymru all ddyrchafu defnyddiwr sydd â rôl Gweinyddwr Ysgol Awdurdod Lleol i rôl Prif Reolwr Data Awdurdod Lleol.

• Gall defnyddiwr sydd â'r rôl Gweinyddwr Ysgol Awdurdod Lleol gael ei ddyrchafu i Reolwr Data Awdurdod Lleol gan Brif Reolwr Data Awdurdod Lleol.

• Bydd defnyddiwr sydd â rôl EH, HT, AC, DH neu AH SWAC (yn y drefn flaenoriaeth honno) yn cael ei neilltuo'n awtomatig i rôl Prif Reolwr Data'r Ysgol gan y system, yn seiliedig ar ddata MIS yr ysgol.

• Gall defnyddiwr sydd â rôl EH, HT, AC, DH neu AH SWAC gael ei ddewis fel Rheolwr Data Ysgol gan Brif Reolwr Data Ysgol.

• Gall defnyddiwr sydd â rôl EH, HT, AC, DH neu AH SWAC, neu rôl sy'n dechrau gyda'r codau SWAC QT neu BM, gael ei ddyrchafu i rôl Rheolwr Data Ysgol gan ei Brif Reolwr Data Awdurdod Lleol neu ei Reolwr Data Awdurdod Lleol.

Yr wybodaeth uchod ar ffurf tabl.

Llofnodi DSA ar lefel awdurdod lleol

Mae angen i chi fod yn Brif Reolwr Data Awdurdod Lleol neu Reolwr Data Awdurdod Lleol i lofnodi DSA ar gyfer eich awdurdod lleol.

1. Ewch i'r dudalen Trosolwg DSA yr Awdurdod Lleol. Gallwch wneud hyn mewn un o 2 ffordd:

   • defnyddiwch yr hysbysiad ar ben y dudalen, a fydd yn eich rhybuddio os oes angen cymeradwyo DSA. Bydd dewis Llofnodi ar yr hysbysiad yn mynd â chi i’r dudalen trosolwg DSA

   • ewch i'r dudalen drwy ddewislen gweinyddu dangosfwrdd yr awdurdod lleol, o dan Trosolwg DSA yr Awdurdod Lleol

2. Dewiswch Rheoli ar DSA sydd wedi'i farcio Heb ei lofnodi.

3.  Ar y pop-up, gallwch ddarllen y testun DSA a'i lawrlwytho fel PDF os oes angen.

4. Ticiwch y blwch i gadarnhau: Rwyf i <enw defnyddiwr> yn cytuno â'r telerau.

5. Dewiswch Rwy'n cytuno.

6. Bydd y deilsen ar dudalen Trosolwg DSA yr Awdurdod Lleol nawr yn dangos bod y math hwnnw o DSA wedi’i lofnodi.

Dyrchafu Gweinyddwr Ysgol Awdurdod Lleol i Reolwr Data Awdurdod Lleol

Mae angen i chi fod yn Brif Reolwr Data yr Awdurdod Lleol i wneud hyn.

1. Fel Prif Reolwr Data Awdurdod Lleol, ewch i'ch dangosfwrdd awdurdod lleol.

2. Dewiswch Gweinyddu <enw awdurdod lleol> i agor y ddewislen weinyddu.

3. Dewiswch Drosolwg DSA yr Awdurdod Lleol i agor y trosolwg DSA ar gyfer eich awdurdod lleol.

4. Yn y tabl Defnyddwyr y gellir eu dyrchafu, dewiswch y defnyddiwr rydych chi am ei wneud yn rheolwr data, yna dewiswch Dyrchafu. Dim ond defnyddwyr gweithredol sydd â rôl Gweinyddwr Ysgol Awdurdod Lleol ar gyfer yr awdurdod lleol hwn fydd yn ymddangos yn y tabl hwn.

5. Bydd y defnyddiwr a ddyrchafwyd nawr yn ymddangos yn y tabl Defnyddwyr gyda rôl rheolwr data. Gallwch ddefnyddio'r tabl yma i israddio'r defnyddiwr yn y dyfodol os oes angen, drwy ddewis Israddio wrth ymyl ei enw.

Dyrchafu Rheolwr Data Ysgol yn Rheolwr Data neu Brif Reolwr Data Awdurdod Lleol

Mae angen i chi fod yn Brif Reolwr Data Awdurdod Lleol neu Reolwr Data Awdurdod Lleol i wneud hyn.

I ddyrchafu defnyddiwr sydd â rôl EH, HT, AC, DH neu AH SWAC, neu rôl sy'n dechrau gyda'r codau SWAC QT neu BM, yn Rheolwr Data Ysgol:

1. Ewch i'ch dangosfwrdd awdurdod lleol.

2. Dewch o hyd i'r ysgol darged a dewiswch Gweld manylion i agor dangosfwrdd yr ysgol honno.

3. O ddangosfwrdd yr ysgol, dewiswch Gweinyddu i agor y ddewislen weinyddu.

4. Dewiswch Trosolwg DSA i agor trosolwg DSA ar gyfer yr ysgol honno.

5. Yn y tabl Defnyddwyr y gellir eu dyrchafu, dewiswch y defnyddiwr rydych chi am ei wneud yn rheolwr data, yna dewiswch Dyrchafu. Dim ond defnyddwyr gweithredol sydd â rôl EH, HT, AC, DH neu AH SWAC, neu rôl sy'n dechrau gyda'r codau SWAC QT neu BM, fydd yn ymddangos yn y tabl hwn.

6. Bydd y defnyddiwr a ddyrchafwyd nawr yn ymddangos yn y tabl Defnyddwyr gyda rôl rheolwr data. Gallwch ddefnyddio'r tabl yma i israddio'r defnyddiwr yn y dyfodol os oes angen, drwy ddewis Israddio wrth ymyl eu henw.

Gweld adroddiadau DSA ar gyfer ysgolion yn eich awdurdod lleol

Mae angen i chi fod yn Brif Reolwr Data Awdurdod Lleol, Rheolwr Data Awdurdod Lleol, Gweinyddwr Awdurdod Lleol, neu Weinyddwr Ysgol Awdurdod Lleol i wneud hyn.

1. Fel Prif Reolwr Data Awdurdod Lleol, Rheolwr Data Awdurdod Lleol, Gweinyddwr Awdurdod Lleol neu Weinyddwr Ysgol Awdurdod Lleol, ewch i'ch dangosfwrdd.

2. Dewiswch Gweinyddu <enw awdurdod lleol> i agor y ddewislen weinyddu.

3. Dewiswch Trosolwg DSA yr Awdurdod Lleol. Mae'r sgrin hon yn dangos cynnydd yr holl ysgolion yn yr awdurdod lleol hwnnw wrth gytuno i'r DSA.

4. Dewiswch y tab Ysgolion i weld cofnodion DSA ar gyfer ysgolion yn eich awdurdod lleol.

5. Defnyddiwch y gwymplen islaw'r pennawd Trosolwg Awdurdodau Lleol i newid pa wybodaeth DSA rydych chi'n ei weld. Mae newidiadau i eiriad a fersiynau wedi'u grwpio o dan yr un math o DSA.

6. Defnyddiwch y bar hidlo i hidlo yn ôl enw neu ID yr ysgol.

7. Dewiswch bennawd colofn er mwyn trefnu'r tabl.

8. Dewiswch ysgol yn y tabl i weld ei chofnod llofnodi hanesyddol.

9. Dewiswch Lawrlwytho data hanesyddol i lawrlwytho'r data fel CSV. Os ydych wedi dewis ysgol benodol, dim ond data ar gyfer yr ysgol honno fydd y CSV yn ei gynnwys. Os na ddewisir ysgol, bydd y CSV yn cynnwys data ar gyfer pob ysgol yn eich awdurdod lleol.

Gwirio hanes llofnodi DSA fel prif reolwr data neu reolwr data awdurdod lleol

Mae angen i chi fod yn Brif Reolwr Data Awdurdod Lleol neu Reolwr Data Awdurdod Lleol i wneud hyn.

1. Ewch i ddangosfwrdd eich awdurdod lleol.

2. Dewiswch Gweinyddu <Enw awdurdod lleol> i agor y ddewislen weinyddu.

3. Dewiswch Trosolwg DSA yr Awdurdod Lleol.

4. Ar y deilsen ar gyfer y math o DSA rydych chi am ei wirio, dewiswch Gweld hanes.

5. Hysbysiadau DSA ar gyfer awdurdodau lleol

Hysbysiadau DSA ar gyfer awdurdodau lleol

Trosolwg

Mae hysbysiadau yn eich helpu i reoli eich cytundebau rhannu data (DSAs). Byddwch yn cael eich rhybuddio pan fydd angen llofnodi DSA gan eich awdurdod lleol neu pan fydd angen cymorth ar ysgol.

Llofnodi DSA

Pan fydd DSA yn mynd yn fyw ar gyfer eich awdurdod lleol, fe welwch hysbysiad melyn sy'n gofyn i chi ei lofnodi. Os yw'r dyddiad cau yn mynd heibio ac mae'r DSA yn dal heb ei lofnodi, mae'r hysbysiad yn troi'n goch ac yn cael ei ragddodi â’r gair Brys, i nodi eich bod yn hwyr yn gweithredu.

Dewiswch Llofnodi DSA ar y naill hysbysiad neu'r llall i'w lofnodi.

Pwy sy'n gweld hyn: Prif Reolwr Data Awdurdod Lleol, Rheolwr Data Awdurdod Lleol.

Pan fydd DSA wedi newid

Os bydd telerau DSA yn newid (er enghraifft, yn dilyn diweddariad i'r cytundeb), gofynnir i chi ail-lofnodi fersiwn wedi'i diweddaru. Cyn gynted ag y bydd y fersiwn wedi'i diweddaru yn mynd yn fyw ar gyfer eich awdurdod lleol, fe welwch hysbysiad melyn sy'n gofyn i chi ei lofnodi. Os yw'r dyddiad cau yn mynd heibio ac mae'r DSA yn dal heb ei lofnodi, mae'r hysbysiad yn troi'n goch ac yn cael ei ragddodi â’r gair ‘Brys’.

Dewiswch Llofnodi DSA ar y naill hysbysiad neu'r llall i'w lofnodi.

Pwy sy'n gweld hyn: Prif Reolwr Data Awdurdod Lleol, Rheolwr Data Awdurdod Lleol.

Ysgolion heb reolwr data

Os nad oes gan ysgol yn eich awdurdod lleol reolwr data wedi'i benodi, byddwch yn gweld hysbysiad pan fyddwch chi'n mewngofnodi i'r UMP.

Dewiswch Gweld i weld pa ysgolion yr effeithir arnynt. Mae'r hysbysiad hwn yn aros yn weladwy nes bod pob ysgol yn eich awdurdod lleol wedi cael o leiaf un prif reolwr data neu reolwr data. Yna gall yr awdurdod lleol neilltuo un neu gynghori'r ysgol i neilltuo rôl SWAC cymwys yn eu MIS os nad oes un wedi'i ddewis gan y system.

Pwy sy'n gweld hyn: Prif Reolwr Data Awdurdod Lleol, Rheolwr Data Awdurdod Lleol.

Ysgolion sydd â DSA heb ei lofnodi

Os nad yw ysgol yn eich awdurdod lleol wedi llofnodi DSA erbyn y dyddiad cau, fe welwch hysbysiad gyda dolen i ganllawiau am y camau nesaf.

Pwy sy'n gweld hyn: Gweinyddwr Awdurdod Lleol, Gweinyddwr Ysgolion Awdurdod Lleol, Prif Reolwr Data Awdurdod Lleol, Rheolwr Data Awdurdod Lleol.

Llofnodi DSA ar lefel ysgol

Mae angen i chi fod yn Brif Reolwr Data Ysgol neu Reolwr Data Ysgol yn yr ysgol i lofnodi DSA.

1. Ewch i'r dudalen Trosolwg DSA. Gallwch wneud hyn mewn un o 2 ffordd:

   • defnyddiwch yr hysbysiad ar frig y dudalen, a fydd yn eich rhybuddio os oes angen llofnodi DSA. Bydd dewis Llofnodi ar yr hysbysiad yn mynd â chi i’r dudalen trosolwg DSA

   • ewch i'r dudalen drwy ddewislen gweinyddu dangosfwrdd yr ysgol, o dan Trosolwg DSA yr Awdurdod Lleol

2. Dewiswch Rheoli ar DSA sydd wedi'i farcio Heb ei lofnodi.

3. Ar y pop-up, gallwch ddarllen y testun DSA a'i lawrlwytho fel PDF os oes angen.

4. Ticiwch y blwch i gadarnhau: Rwyf i <enw defnyddiwr> yn cytuno i'r telerau.

5.  Dewiswch Rwy'n cytuno.

6. Bydd y deilsen ar y dudalen Trosolwg DSA nawr yn dangos y math DSA hwnnw wedi’i lofnodi.

Dyrchafu Rheolwr Data Ysgol yn Brif Reolwr Data Ysgol

Mae angen i chi fod yn Brif Reolwr Data Ysgol yn yr ysgol i wneud hyn. I ddewis defnyddiwr sydd â rôl EH, HT, AC, DH neu AH SWAC fel Rheolwr Data Ysgol:

1. Ewch i'ch dangosfwrdd ysgol.

2. Dewiswch Gweinyddu i agor y ddewislen weinyddu.

3. Dewiswch Trosolwg DSA i agor trosolwg DSA ar gyfer eich ysgol.

4. Yn y tabl Defnyddwyr y gellir eu dyrchafu, dewiswch y defnyddiwr rydych chi am ei wneud yn rheolwr data, yna dewiswch Dyrchafu. Dim ond defnyddwyr gweithredol sydd â rôl EH, HT, AC, DH neu AH SWAC fydd yn ymddangos yn y tabl hwn.

5. Bydd y defnyddiwr a ddyrchafwyd nawr yn ymddangos yn y tabl Defnyddwyr gyda rôl rheolwr data. Gallwch ddefnyddio'r tabl yma i israddio'r defnyddiwr yn y dyfodol os oes angen, drwy ddewis Israddio wrth ymyl eu henw.

Gwirio hanes llofnodi DSA fel Prif Reolwr neu Reolwr Data Ysgol

Mae angen i chi fod yn Brif Reolwr Data Ysgol neu Reolwr Data Ysgol i wneud hyn.

1. Ewch i'ch dangosfwrdd ysgol.

2. Dewiswch Gweinyddu i agor y ddewislen weinyddu.

3. Dewiswch Trosolwg DSA.

4. Ar y deilsen ar gyfer y math o DSA rydych chi am ei wirio, dewiswch Gweld hanes.

Hysbysiadau DSA ar gyfer ysgolion

Trosolwg

Mae hysbysiadau o fewn yr UMP yn eich rhybuddio pan fydd angen llofnodi DSA yn eich ysgol.

Llofnodi DSA

Pan fydd DSA yn mynd yn fyw ar gyfer eich ysgol, fe welwch hysbysiad melyn sy'n gofyn i chi ei lofnodi. Os yw'r dyddiad cau yn mynd heibio ac mae'r DSA yn dal heb ei lofnodi, mae'r hysbysiad yn troi'n goch ac yn cael ei ragddodi â’r gair Brys, i nodi eich bod yn hwyr yn gweithredu.

Dewiswch Llofnodi DSA ar y naill hysbysiad neu'r llall i'w lofnodi.

Pwy sy'n gweld hyn: Prif Reolwr Data'r Ysgol, Rheolwr Data yr Ysgol.

Pan fydd DSA wedi'i ddiweddaru

Os bydd telerau DSA yn newid (er enghraifft, yn dilyn diweddariad i'r cytundeb), bydd fersiwn newydd yn cael ei ychwanegu, a gofynnir i chi gytuno i'r fersiwn honno. Cyn gynted ag y bydd y DSA wedi'i ddiweddaru yn mynd yn fyw ar gyfer eich ysgol, fe welwch hysbysiad melyn sy'n gofyn i chi ei lofnodi. Os yw'r dyddiad cau yn mynd heibio, ac mae'n dal heb ei lofnodi, mae'r hysbysiad yn troi'n goch ac yn cael ei ragddodi â’r gair 'Brys'.

Dewiswch Llofnodi DSA ar y naill hysbysiad neu'r llall i'w lofnodi.

Pwy sy'n gweld hyn: Prif Reolwr Data'r Ysgol, Rheolwr Data yr Ysgol.